Grundlagen der kaufmännischen Haushaltsplanung und -kontrolle für Schulen, Kitas und Bildungsträger in freier Trägerschaft
• Haushalt und Finanzen Ihrer Einrichtung immer im Griff behalten
• Umfassend und gleichzeitig nur das erfahren, umsetzen oder auffrischen, was für Buchhaltung und Controlling in einer Bildungseinrichtung wichtig ist
Termine: jeweils von 13:00 bis 17:00 Uhr
Mo, 09.11.2026
Mi, 11.11.2026
Mo, 16.11.2026
Mi, 18.11.2026
Mo, 23.11.2026
Mi, 25.11.2026
Auf den kaufmännischen Geschäftsführer:innen von Schulen und Kitas in freier Trägerschaft lastet sehr große Verantwortung. Ob Verein, gGmbH, Stiftung oder kirchlicher Träger: Die Sicherung der Finanzen entscheidet am Ende über viele Arbeitsplätze und die bestmögliche Betreuung sehr vieler Kinder und Schüler:innen. Der Haushalt darf keine Verluste erwirtschaften, Kredite müssen bedient und Gehälter bezahlt werden. Gebäude müssen langfristig planbar instand gehalten werden. In manchen Fällen müssen sogar über Jahrzehnte Betriebsrenten gezahlt werden.
Geschäftsführer:innen bekommen monatlich eine sogenannte Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und ggf. zusätzlich eine Kost-/Chefübersicht vom Steuerberater. Offensichtlich besteht diese aus Einnahmen, Kosten und einem Ergebnis. Warum aber wird die monatliche Tilgungsrate für den Bankkredit darin nicht aufgeführt, obwohl das Geld vom Girokonto eingezogen wurde? Oder warum wird die große Rechnung für eine neue Fensterfront nicht aufgeführt?
Andererseits wird die Abschreibung (AfA) als Minus aufgeführt, obwohl sie nicht vom Girokonto bezahlt werden muss. Und im Jahresabschluss steht eventuell ein großes Minus für die Erhöhung der Pensionsverpflichtungen, das nicht identisch ist mit den geleisteten Rentenzahlungen. Wie soll man so das Girokonto kontrollieren können?
Für die Mitglieder- oder Gesellschafterversammlung, den Aufsichtsrat oder anstehende Bankkredite muss man die Vermögenslage offenlegen. Was steht dazu in der Bilanz? Was kann man daraus ableiten? Was steht in der Gewinn- und Verlustrechnung? Wie hängen die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung zusammen? Und wie kann man sicherstellen, dass das Geld auf dem Girokonto bei dieser ganzen Komplexität nicht ausgeht (Stichwort: Cashflow)?
In diesem Kurs möchte ich Verantwortliche aus Bildungseinrichtungen ohne Vorkenntnisse in möglichst kurzer Zeit in die Lage versetzen,
1. die Buchhaltung ihres Trägers im Grundriss zu verstehen,
2. den Haushalt auf Grundlage der Buchhaltung kurz- und langfristig zu planen und
3. die betriebswirtschaftlichen Auswertungen des Steuerberaters lesen zu können.
In meiner Ausbildung zum Industriekaufmann sagte der Lehrer zu uns: „Suchen Sie keinen tieferen Sinn in der Buchhaltung. Lernen Sie einfach die Buchungsregeln auswendig, dann kommen Sie durch die Prüfung.“ Anschließend erschlug er uns mit scheinbar zusammenhanglosen Soll-Haben-Buchungen in merkwürdigen T-Konten. Entsprechend verstand ich beinahe nichts. Erst viele Jahre später kam mir in meinem englischsprachigen MBA-Studium der Heureka-Effekt, weil hier das Big Picture aus Sicht eines Finanzmanagers erklärt wurde.
Viele Buchhaltungskurse konzentrieren sich auf gesetzliche Vorschriften und zahllose Einzelbuchungen. So entsteht der Eindruck, die Buchhaltung sei nur ein notwendiges Übel für die gesetzlich vorgeschriebene Steuererklärung. Nichts könnte ferner von der Wahrheit sein. Die doppelte Buchhaltung ist eine geniale Erfindung aus der Praxis der venezianischen Kaufleute des 15. Jahrhunderts. Der Franziskanermönch Luca Pacioli schrieb die Grundregeln 1494 erstmals nieder, und sie werden bis heute im Wesentlichen unverändert angewendet. Johann Wolfgang Goethe lobte die doppelte Buchhaltung in Wilhelm Meisters Lehrjahren in den höchsten Tönen (1. Buch, 10. Kapitel, 1795): „Welche Vorteile gewährt die doppelte Buchführung dem Kaufmanne! Sie ist eine der schönsten Erfindungen des menschlichen Geistes, und ein jeder guter Haushalter sollte sie in seine Wirtschaft einführen.“
Die doppelte Buchhaltung ermöglicht es, das Vermögen (Bilanz), die langfristige Rentabilität (GuV) und die Zahlungsflüsse (Liquidität) perfekt miteinander zu verknüpfen und zu kontrollieren. Auch wenn es keinerlei Steuern gäbe, würde der kluge Kaufmann aus eigenem Interesse doppelte Buchhaltung betreiben, weil er damit alles perfekt planen und kontrollieren kann. Sie ist das ABC des Betriebswirts, ohne das er seinen Betrieb gar nicht lesen kann.
In diesem Kurs konzentrieren wir uns auf das Verständnis der Grundprinzipien. Es werden nur pragmatische Aspekte behandelt, die für kaufmännisch Verantwortliche in Bildungseinrichtungen unmittelbar relevant sind. Wer die Grundprinzipien versteht, kann sich später andere Detailregelungen leicht selbst erarbeiten oder sich mit dem Steuerberater auf Augenhöhe beraten. Als Beispiel besprechen wir einen Neubau mit Kreditaufnahme anhand von Bilanz, GuV und Cashflow.
Methodisch wechseln sich Vorträge und viele praktische Übungen ab. Der Kurs dient als erste Einführung in das Thema. In der Kürze der Zeit kann keine individuelle Haushaltsplanung erstellt werden. Dazu sei auf den Praxisworkshop „Haushaltsplanung 360 Grad“ verwiesen. Dort lernen wir über einen längeren Zeitraum gemeinsam in der Gruppe alle Aspekte eines professionellen Haushaltsplans, und jede:r erarbeitet den eigenen individuellen Haushaltsplan.
Dr. Ingo Sahm, MBA: Dozent in der Erwachsenenbildung, selbstständig als kaufmännischer Berater von Schul- und Kitaträgern. Zuvor viele Jahre kaufmännischer Geschäftsführer eines größeren freien Trägers mit einzügiger Schule und sehr großer Kita. Dort hat er unter anderem die Schuldachsanierung möglichst schuldenfrei gesichert, indem er langfristig Rücklagen in einem professionellen Kapitalmarktportfolio aufgebaut hat, und die kommunalen Zuschüsse deutlich erhöht. Zudem hat er die Betriebsrenten durch die Gründung einer eigenen Unterstützungskasse umfassend restrukturiert.
